Les festivals sont des manifestions extrêmement appréciées par tous, permettant de mettre en avant des thèmes particuliers. Les participants sont alors réunis par une même vision, un même enthousiasme et une passion commune. L’expérience partagée par les festivaliers doit alors être à la hauteur de leurs attentes, sur de nombreux points. Pour réussir à combler ces attentes, votre organisation doit être aussi précise et rigoureuse que possible. L’organisation et la gestion d’un festival n’a rien d’une tâche simple qu’il est possible d’accomplir au dernier moment. Nous vous proposons alors quelques conseils vous permettant d’organiser un festival en 5 points clés.
I- L’identité de votre festival
Dans un premier temps, il est important de bien déterminer l’identité de votre festival. Quel type de festival organisez-vous ? Un festival de théâtre, de cinéma, de musique, etc. ? Les idées sont nombreuses et variées.
Quel festival organisez-vous ?
Il est important aussi de bien définir votre festival, et vos attentes, car ce point clé est primordial pour programmer, planifier et gérer correctement votre organisation et son bon déroulement. De cette façon, vous pourrez alors lui donner un nom, avoir une première réflexion sur son logo, ses visuels, ainsi que sa programmation.
L’établissement de cette identité va de paire avec un autre point important, le public visé par votre festival.
Le public visé
Bien entendu, votre projet peut parfaitement être ouvert à tous. Mais il est possible que vous organisiez un festival destiné aux adultes, aux adolescents, ou aux étudiants. Déterminer le public visé permet de réfléchir à la communication, aux modes d’inscriptions, aux intervenants que vous souhaitez inviter. Cela vous permet également de vous faire une première approximation du nombre de festivaliers que vous attendez. Ce qui sera très important pour les points suivants.
Le lieu
Ensuite, il vous faut réfléchir au lieu sur lequel vous projetez votre festival. Le cadre que vous devez choisir doit répondre aux exigences de votre évènement. Ce lieu ne doit pas être choisi au hasard. En fonction de votre choix final, un lieu en intérieur ou en extérieur, prêtez une attention particulière aux démarches administratives à réaliser, aux infrastructures présentes, aux dates auxquelles vous y aurez accès.
Choisir une date
La date que vous choisirez doit être en adéquation avec le type de festival que vous organisez. Certains festivals peuvent avoir lieu à n’importe quelle saison, dans un lieu fermé. D’autres, réalisables uniquement en extérieur, sont à privilégier pour la période printanière ou estivale.
Toutes ces données qui peuvent paraître évidentes ne sont pas à négliger, et doivent être étudiées sérieusement et murement réfléchies. Ne vous précipitez pas !
II- La communication
Communication et publicité avant le festival
La communication est une étape importante de la mise en place de votre projet. Elle va principalement déterminer le succès de votre évènement en terme d’inscriptions et de fréquentation.
Pour cela, vous devez mettre en place une communication efficace en utilisant les bons canaux de communication.
La première étape est de créer les visuels de votre festival. N’oubliez pas d’y inclure toutes les informations nécessaires : logo, nom du festival, nom de votre organisation, coordonnées, le lieu, la/les date(s), les horaires, les tarifs, le mode de réservation/inscription, le programme, les intervenants et vos partenaires.
L’avantage des réseaux sociaux
Une fois cela établi, diffusez le plus largement et efficacement possible l’annonce de votre festival. N’hésitez pas à utiliser plusieurs réseaux (Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter etc.). Vous pouvez lui créer une page dédiée, sur laquelle vous pourrez communiquer toutes les nouvelles. De cette façon, les personnes abonnées ne rateront aucune information sur votre évènement. Vous pouvez prévoir des publications sur les coulisses du projet : présentation des intervenants, des collaborateurs, de l’équipe, l’organisation. Cela peut être un plus dans la communication, permettant de faire patienter les festivaliers, de faire changer d’avis les derniers sceptiques.
Ne négligez pas les autres moyens de communication pour faire la promotion de votre festival. Les affiches, les flyers sont toujours efficaces. La presse audio, visuelle ou écrite est un bon relais d’information pour toucher un large public.
Enfin, si possible, utilisez également d’autres relais. Pour un festival touchant principalement les jeunes, les étudiants, faites passer votre communication par celle des universités ou des écoles. L’objectif est de répandre au mieux la nouvelle, d’autant plus si vous attendez un grand nombre de participants.
Communication pendant le festival
Votre communication ne doit pas s’arrêter lorsque commence votre festival. Il ne s’agit pas seulement de faire la publicité de ce projet, mais de donner une bonne image de votre organisation. Ce festival ne sera sûrement pas le seul que vous mettrez en place. Vous devez faire en sorte de fidéliser vos festivaliers afin qu’ils soient présents lors de vos prochaines manifestions. Pensez aussi aux personnes qui n’ont pas pu être présentes lors de l’actuelle édition.
Partagez sur vos réseaux du contenu « à chaud ». De nombreux réseaux permettent de partager des vidéos en direct, en « live ». N’hésitez pas à utiliser cette fonction pour partager les moments forts sur le festival ! Ce partage permettra au public qui n’a pas eu l’occasion de venir d’en profiter d’une certaine façon.
Partagez un maximum de contenu sur tous les réseaux que vous avez utilisés pour la communication avant votre évènement. Élargissez votre audience au maximum grâce à tous les outils de communication accessibles et utilisables facilement !
Communication après le festival
Cette partie de la communication est un élément tout aussi important que les précédents. Elle peut servir de communication pour la prochaine édition de votre festival ou la promotion d’un autre évènement.
Utilisez tous les réseaux que vous avez mis à profit pour l’avant et le pendant de votre festival, toujours avec pour objectif une audience plus étendue.
Cette communication est un moyen de promouvoir votre organisation, vos activités et vos projets futurs.
Un moyen de partager…
Les festivaliers pourront ainsi commenter vos publications sur les réseaux sociaux, leur permettant de partager leurs avis, leurs expériences. Une façon simple de recueillir les points de vue de chacun, les points négatifs et positifs de votre organisation. Grâce à ces remarques, vous pourrez améliorer votre évènement lors des prochaines éditions. Cela vous offrira l’opportunité de vous rapprocher de vos festivaliers et d’ouvrir un dialogue avec eux. Une manière simple de garder le contact.
Partagez les photos, ainsi que les vidéos que vous n’avez pas postées durant le festival. Mettez en valeur les moments forts, et créez des souvenirs !
Sans oublier de remercier !
Utilisez cette communication « post-event » (après évènement) pour remercier toutes les personnes ayant contribué à la réussite du festival. Vos festivaliers, votre équipe, vos partenaires, vos bénévoles, les équipes de sécurité, etc. méritent vos remerciements. Sans eux, votre festival n’aurait pas pu voir le jour.
Enfin, cette communication montre à vos festivaliers que vous êtes toujours présent pour dialoguer avec eux. Si vous avez utilisé un outil de cashless, rappelez les dates limites de remboursement, les démarches à suivre, etc. De même, communiquez à propos des objets trouvés, afin que les personnes concernées puisse les récupérer dans les meilleurs conditions. Ce ne sont que quelques exemples de communication, mais libre à vous de choisir d’autres publications à mettre en place.
III- Billets
Ce troisième point permet de déterminer et d’organiser les ventes de billets et la nature des possibles inscriptions.
Organisez votre système de vente et déterminez à quel moment vous souhaitez que la vente des tickets soit accessible. Il ne faut pas lancer cette campagne trop à l’avance, ni trop tardivement. Si votre festival connait un grand succès, il est certain que les tickets peuvent être vendus rapidement.
Tenez compte de l’efficacité de votre campagne de communication. En effet, celle-ci compte énormément pour la mise en place de la vente des tickets du festival. Plus la visibilité de votre projet sera efficace, plus vos chances d’attirer un grand nombre de festivaliers seront optimisées.
Beaucoup de festivals proposent différentes formules de vente : pass (2 jours, 3 jours, etc.), billets VIP, billets classiques…
Établissez les tarifs de chaque billet, ainsi que les accréditions, si certaines zones ne sont pas accessibles à tous.
Enfin, définissez votre mode de vente, qui doit être pratique, simple et efficace pour les participants. Renseignez-vous sur les différentes façons de vendre vos billets : réservations, préventes, en ligne, le jour-même, sur place, sous forme dématérialisée…
La solution Billetterie Tropevent vous permettra de gérer et d’optimiser efficacement votre vente de billets !
IV- Organisation
Cette phase d’organisation peut rapidement devenir complexe en raison du nombre de tâches à accomplir et planifier. Pour ne pas vous y perdre, ne sous estimez pas cette étape et répartissez correctement chaque tâche. N’hésitez pas à utilisez des outils de gestion de projet pour la préparation, gestion et le bilan de votre évènement.
Les ressources financières
Une des données primordiales va être de connaître le budget dont vous disposez. Grâce à cette indication, vous pourrez déterminer le coût de votre festival, et la faisabilité de votre projet. En effet, si vous ne disposez pas d’un budget suffisant, organiser votre évènement va être compliqué. Assurez-vous que chaque dépense prévue rentrera dans votre budget de départ.
Il faudra sûrement louer du matériel, louer le lieu choisi, rémunérer des salariés, des intervenants le cas échéant. Prenez aussi en compte les possibles défraiements, les solutions payantes que vous utilisez (billetterie et autres). Ne mettez pas de côté les éventuelles dépenses liées aux autorisations diverses, aux frais de mise en place du projet (embauche, consultation de prestataires particuliers…).
De nombreuses choses rentreront dans vos dépenses. Il vous faut alors les lister, tout en gardant à l’esprit qu’un ou plusieurs imprévus ne sont jamais bien loin. N’hésitez pas à conserver une petite somme pour faire face à ces imprévus le plus sereinement possible.
De même, n’oubliez pas d’inclure les rentrées d’argent. D’abord, les avantages qui peuvent subvenir avant votre festival, si vous faites appel à d’autres organismes, pour vous soutenir dans votre projet. Si certains peuvent vous apporter des avantages matériels ou humains, d’autres pourront vous apporter un soutien financier. Suivant la nature de votre organisation, vous pouvez bénéficier de certaines subventions, collectivités territoriales, régionales, etc. Renseignez-vous !
Enfin, établissez un bilan prévisionnel afin d’estimer vos bénéfices, et vous donner un objectif de bénéfices pour votre festival !
Ressources matérielles
Après vos ressources financières, prêtez attention au matériel dont vous allez avoir besoin. Tenez compte du matériel que vous possédez déjà, et listez celui qu’il vous faudra acheter ou louer.
Cela vous aidera à établir vos dépenses, mais aussi à mieux visualiser les besoins de votre projet.
Ne négligez pas le matériel dont vous avez besoin pour la phase préparatoire et la phase de bilan.
Ressources humaines
Pour maîtriser votre festival, sa gestion et son organisation, vous devez vous entourer d’une équipe solide. En effet, le travail d’équipe va être au cœur de votre projet, et l’une des bases les plus importantes.
Entourez-vous de personnes fiables, aux compétences diverses, toutes utiles pour développer votre projet. N’hésitez pas à embaucher des personnes possédant les qualités, les compétences manquantes à votre équipe.
Une fois votre équipe composée, répartissez les tâches à chacun. N’oubliez pas d’établir un planning précis, incluant la période de réalisation et des délais pour les éventuels retards.
Pour gérer vos services et vos festivaliers, engagez des bénévoles qui se feront un plaisir de profiter de cette expérience.
N’oubliez pas non plus vos prestataires ainsi que tous les avantages qu’ils peuvent vous apporter.
Les intervenants
Cette phase préparatoire doit être réalisée suffisamment tôt. Elle permet de vous assurer de la présence des intervenants que vous souhaitez inviter à votre festival.
Dans le cas de « gros » festivals, comme certains festivals de musique par exemple, la présence de certains groupes ou chanteur.euse doit être établie longtemps à l’avance. Cela vous permettra d’établir une programmation ferme, que vous pourrez divulguer au moment que vous jugerez opportun. De même, la présence d’artistes ou d’intervenants nécessite parfois une rémunération et/ou des contreparties. Il vous faut donc intégrer cela dans votre budget. Adaptez la présence des intervenants, leur renommée etc. à votre budget, afin de ne pas vous mettre en difficulté.
Les étapes de votre organisation
Votre organisation doit être planifiée en incluant chaque phase de votre festival. Il ne s’agit pas uniquement de tout organiser pour le jour même du festival. Prévoyez également la phase de préparation, ainsi que l’après.
Pour la préparation, prévoyez tout ce dont vous allez avoir besoin, qu’il s’agisse du matériel, de financement, du budget, des intervenants, des prestataires, de la programmation, de la communication, mais aussi de l’identité de votre festival. Il faut également prévoir tout ce dont vous aurez besoin pour votre organisation et votre préparation.
Enfin, prévoyez toutes les tâches à effectuer une fois votre festival terminé. Une grande phase de rangement et de nettoyage est à prévoir sur le lieu du festival. Suivant la taille de l’espace, cela peut prendre du temps. Il est impératif de rendre cet espace propre. Prévoyez donc de garder des bénévoles jusqu’à cette étape importante, ou l’embauche d’une société de nettoyage.
De même et comme exprimé précédemment, il s’agit de mettre en place votre communication « post-event » sur les réseaux sociaux et autres médias de communication.
Enfin, c’est aussi l’heure de faire le bilan de votre festival. Vous pourrez ainsi utilisez des statistiques diverses, évoquer avec votre équipe les points positifs et négatifs. Ce bilan vous permettra de faire les ajustements nécessaires pour la prochaine édition de votre festival.
La gestion des autorisations et obligations légales
Pour finir cette importante phase organisationnelle, la gestion des autorisations et mentions légales est tout aussi importante que le reste.
Vous allez devoir faire de nombreuses démarches administratives au cours de la mise en place de votre projet.
Il vous faudra effectuer des déclarations particulières pour la tenue de votre festival, auprès des mairies, ou des préfectures de police en fonction du lieu de votre festival, mais également du nombre de participants attendu. Veillez à respecter les délais pour déclarer votre festival. En effet, vous avez en 1 an avant et 1 mois avant pour le faire.
Si vous prévoyez de vendre de l’alcool durant l’évènement, il vous sera obligatoire d’obtenir une licence de débit de boisson en mairie, sous peine de vous retrouvez en infraction. À ne pas négliger, donc.
Dans le cas d’un festival audio et/ou visuel, n’oubliez pas les autorisations de diffusion, auprès de la SACEM notamment.
Enfin, souscrivez à une assurance, humaine et matérielle pour vous prémunir contre certains risques et catastrophes pouvant malheureusement parfois intervenir. De même, si vous accueillez des intervenants rémunérés, il est toujours plus sécurisant pour les deux partis d’établir un contrat d’engagement.
La question de la gestion des autorisations peut paraître pointilleuse et fastidieuse, mais son importance est cruciale, autant pour le bon déroulement du festival, que pour la réputation de votre organisation et ses chances de reproduire l’expérience les années suivantes.
V- Les solutions pour votre festival avec Tropevent
La cinquième et dernière étape va être pour vous de chercher des solutions vous permettant d’optimiser toute la gestion et l’organisation de votre festival. L’équipe Tropevent vous présente donc ses solutions, spécialement prévues pour tous les évènements possibles.
Dans un premier temps, Tropevent Billetterie est une solution qui va faciliter les inscriptions et l’édition des billets pour votre évènement. Dès que vous inscrivez votre évènement sur le moteur de recherche Tropevent, celui-ci se retrouve automatiquement référencé, ce qui permet d’augmenter sa visibilité.
Ensuite, Tropevent Access et Tropevent Scan vous permettent d’optimiser le scannage des billets et la gestion des différentes accréditations éventuellement mises en place sur l’évènement.
Tropevent Cash est une solution pratique pour la gestion du cashless, facilitant les paiements, qui se trouvent également plus sécurisés.
Enfin, Tropevent Services vous permet de nous laisser la main sur la gestion digitale de votre organisation ou évènement, afin que nous puissions mettre en valeurs vos projets.
N’hésitez pas à consulter les autres articles de notre blog afin d’avoir plus de détails sur les différentes solutions proposées par Tropevent !