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Catégorie : Évènements

Sponsors et partenaires.

Votre évènement, pour voir le jour, peut avoir besoin d’un soutien extérieur. Nombreux sont les évènements ou projets qui profitent de partenaires ou de sponsors à chaque édition. En effet, la mise en place de tels projets peut s’avérer rapidement coûteuse et c’est pourquoi le sponsoring, ou partenariat, va être utile à votre organisation. D’abord, quelques définitions : PARTENARIAT : « Association d’entreprises, d’institutions en vue de mener une action commune. » SPONSOR : « Personne ou entreprise qui finance une entreprise, une initiative sportive ou culturelle à des fins publicitaires. » Si ces deux termes sont souvent utilisés pour qualifier le même type de soutien ou d’action, leur définition apporte quelques différences. Cependant, le bénéfice pour votre évènement sera le même. Le sponsoring permet à une entreprise ou une personne de vous apporter un soutien, et en contrepartie, vous, de lui apporter une visibilité à travers votre évènement. Quel est le rôle d’un partenaire / sponsor pour votre évènement ? Leur rôle au cœur de l’organisation de votre évènement est très simple : le soutien. Le sponsor vous apporte un soutien financier ou sous forme de prêt ou de dons (matériel, par exemple), permettant de mener à bien votre projet d’évènement.Ce soutien peut être réalisé de façon exceptionnelle, à une occasion particulière, ou de manière constante ou régulière.Par exemple, vous êtes gérant d’une association sportive et avez pour projet l’organisation d’un évènement sportif dans une ville particulière. Il est possible que ladite ville décide de vous sponsoriser uniquement pour cet évènement. Mais lors de ce même évènement, il est possible que vous puissiez compter sur le soutien d’autres partenaires ou sponsors qui vous suivent, peu importe l’endroit et/ou la nature de votre évènement. Certains dons seront alors ponctuels, et d’autres, réguliers. De même, il est possible que vous retrouviez les mêmes sponsors pour chaque édition de votre évènement, même si celui-ci a lieu une fois par an. De votre côté, votre rôle est simple. Puisque le sponsoring induit une contrepartie pour l’organisme ou la personne qui génère le don, vous êtes alors tenu de respecter cet engagement. Dans la grande majorité des cas, la contrepartie est très simple. Le partenaire vous fait un don, vous lui faites de la publicité. Il s’agit de mettre en avant l’image de votre sponsor/partenaire, afin que celui-ci bénéficie d’une meilleure visibilité par le biais de votre organisation et/ou évènement. Un « donnant-donnant » pouvant paraître déséquilibré mais qui est en réalité tout à fait bénéfique aux deux partis. Comment trouver de bons sponsors ou partenaires ? Afin de profiter du soutien et des dons de sponsors, il vous faut mettre en place une campagne de communication, en amont de votre évènement.Tout comme la préparation de votre évènement, cette étape est très importante et à ne pas négliger, faute de quoi, votre projet ne saurait aboutir, par manque de moyens financiers ou matériels. Quelques conseils pour réaliser une campagne de communication et bien préparer ses demandes de partenariat et/ou de sponsoring. 1 – La préparation D’abord, il vous faut déterminer de manière claire et précise la nature de votre projet : quel type de projet, quand va-t-il être réalisé, combien va-t-il coûter, comment souhaitez-vous parvenir à le financer, etc. N’hésitez pas à vous renseigner sur la possibilité, ou non, pour votre organisation/projet, de bénéficier d’aides financières (fédération, région, etc.) Naturellement, à la suite de cela, il vous fait établir votre budget. Ici également, la rigueur est de mise. Établissez correctement un budget que vous répartirez ensuite entre les différents besoins et les différentes tâches de votre projet. N’hésitez pas à préciser la nature de vos besoins (financiers ou matériels par exemple). 2 – Le support Puis, travaillez sur un support de présentation. Ce support vous permettra d’entrer en communication avec les potentiels partenaires et sponsors, et de faciliter le contact entre vous. Ce support a pour but de présenter votre projet et de fournir rapidement et clairement toutes les informations dont le potentiel sponsor ou partenaire aura besoin pour évaluer son engagement. Vous pouvez opter pour un support physique ou dématérialisé. Cependant, le support physique possède le défaut de ne pouvoir être modifiable avec la même facilité que le support numérique qui peut être actualisé sans que cela ne coûte une réimpression. Enfin, faites en sorte que votre support ressemble à votre projet, ait des points communs graphiques avec votre organisations (logo, typo, etc.) 3 – La prospection Dans le même temps, commencez à prospecter. Identifiez les potentiels partenaires qui accepteraient de participer à votre projet, évaluer au mieux dans un premier temps vos chances de travailler ensemble. Puis, planifiez vos tâches, pour n’en manquer aucune et hiérarchiser correctement vos priorités. Assurez-vous de bien connaître vos potentiels partenaires ou sponsors, afin de leur faire une proposition personnalisée, et en accord avec leurs valeurs et principes, mais aussi par rapport à ce qu’ils représentent (entreprise, particuliers, etc.) 4 – Le contrat Enfin, n’oubliez pas d’établir un contrat de sponsoring ou de partenariat. Garder une trace écrite de votre engagement mutuel est très important pour vos deux partis. Il est nécessaire pour votre organisation et son image de respecter les engagements pris vis-à-vis de votre partenaire ou votre sponsor. Si vous souhaitez voir ce sponsor lors des prochaines éditions de votre évènement, assurez-vous de ne pas l’oublier et de l’inclure dans vos communications diverses, de lui montrer que vous lui accorder de l’importance. Entretenez un lien avec lui. Votre rôle ne se limite pas à chercher, trouver et profiter des dons de votre sponsor, mais de vous assurer qu’il sera à vos côtés au cours d’autres évènements ou éditions d’un même évènement. Pourquoi devenir sponsor ou partenaire peut-il être valorisant ? Le rôle du sponsor ou partenaire n’est pas uniquement l’affaire de l’organisation qui va bénéficier de ses dons. Car être sponsor est également une action extrêmement valorisante pour quiconque décide d’accorder sa générosité à une organisation ou un évènement. D’abord, la personne ou société décidant de sponsoriser une organisation bénéficie, d’un point de vue administratif, d’avantages fiscaux, tels qu’une réduction d’impôt à la suite de l’engagement

Organiser un festival en 5 points clés.

Les festivals sont des manifestions extrêmement appréciées par tous, permettant de mettre en avant des thèmes particuliers. Les participants sont alors réunis par une même vision, un même enthousiasme et une passion commune. L’expérience partagée par les festivaliers doit alors être à la hauteur de leurs attentes, sur de nombreux points. Pour réussir à combler ces attentes, votre organisation doit être aussi précise et rigoureuse que possible. L’organisation et la gestion d’un festival n’a rien d’une tâche simple qu’il est possible d’accomplir au dernier moment. Nous vous proposons alors quelques conseils vous permettant d’organiser un festival en 5 points clés.  I- L’identité de votre festival Dans un premier temps, il est important de bien déterminer l’identité de votre festival. Quel type de festival organisez-vous ? Un festival de théâtre, de cinéma, de musique, etc. ? Les idées sont nombreuses et variées. Quel festival organisez-vous ? Il est important aussi de bien définir votre festival, et vos attentes, car ce point clé est primordial pour programmer, planifier et gérer correctement votre organisation et son bon déroulement. De cette façon, vous pourrez alors lui donner un nom, avoir une première réflexion sur son logo, ses visuels, ainsi que sa programmation.  L’établissement de cette identité va de paire avec un autre point important, le public visé par votre festival. Le public visé Bien entendu, votre projet peut parfaitement être ouvert à tous. Mais il est possible que vous organisiez un festival destiné aux adultes, aux adolescents, ou aux étudiants. Déterminer le public visé permet de réfléchir à la communication, aux modes d’inscriptions, aux intervenants que vous souhaitez inviter. Cela vous permet également de vous faire une première approximation du nombre de festivaliers que vous attendez. Ce qui sera très important pour les points suivants. Le lieu Ensuite, il vous faut réfléchir au lieu sur lequel vous projetez votre festival. Le cadre que vous devez choisir doit répondre aux exigences de votre évènement. Ce lieu ne doit pas être choisi au hasard. En fonction de votre choix final, un lieu en intérieur ou en extérieur, prêtez une attention particulière aux démarches administratives à réaliser, aux infrastructures présentes, aux dates auxquelles vous y aurez accès.  Choisir une date La date que vous choisirez doit être en adéquation avec le type de festival que vous organisez. Certains festivals peuvent avoir lieu à n’importe quelle saison, dans un lieu fermé. D’autres, réalisables uniquement en extérieur, sont à privilégier pour la période printanière ou estivale.  Toutes ces données qui peuvent paraître évidentes ne sont pas à négliger, et doivent être étudiées sérieusement et murement réfléchies. Ne vous précipitez pas ! II- La communication  Communication et publicité avant le festival La communication est une étape importante de la mise en place de votre projet. Elle va principalement déterminer le succès de votre évènement en terme d’inscriptions et de fréquentation. Pour cela, vous devez mettre en place une communication efficace en utilisant les bons canaux de communication. La première étape est de créer les visuels de votre festival. N’oubliez pas d’y inclure toutes les informations nécessaires : logo, nom du festival, nom de votre organisation, coordonnées, le lieu, la/les date(s), les horaires, les tarifs, le mode de réservation/inscription, le programme, les intervenants et vos partenaires.  L’avantage des réseaux sociaux Une fois cela établi, diffusez le plus largement et efficacement possible l’annonce de votre festival. N’hésitez pas à utiliser plusieurs réseaux (Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter etc.). Vous pouvez lui créer une page dédiée, sur laquelle vous pourrez communiquer toutes les nouvelles. De cette façon, les personnes abonnées ne rateront aucune information sur votre évènement. Vous pouvez prévoir des publications sur les coulisses du projet : présentation des intervenants, des collaborateurs, de l’équipe, l’organisation. Cela peut être un plus dans la communication, permettant de faire patienter les festivaliers, de faire changer d’avis les derniers sceptiques.  Ne négligez pas les autres moyens de communication pour faire la promotion de votre festival. Les affiches, les flyers sont toujours efficaces. La presse audio, visuelle ou écrite est un bon relais d’information pour toucher un large public. Enfin, si possible, utilisez également d’autres relais. Pour un festival touchant principalement les jeunes, les étudiants, faites passer votre communication par celle des universités ou des écoles. L’objectif est de répandre au mieux la nouvelle, d’autant plus si vous attendez un grand nombre de participants.  Communication pendant le festival Votre communication ne doit pas s’arrêter lorsque commence votre festival. Il ne s’agit pas seulement de faire la publicité de ce projet, mais de donner une bonne image de votre organisation. Ce festival ne sera sûrement pas le seul que vous mettrez en place. Vous devez faire en sorte de fidéliser vos festivaliers afin qu’ils soient présents lors de vos prochaines manifestions. Pensez aussi aux personnes qui n’ont pas pu être présentes lors de l’actuelle édition. Partagez sur vos réseaux du contenu « à chaud ». De nombreux réseaux permettent de partager des vidéos en direct, en « live ». N’hésitez pas à utiliser cette fonction pour partager les moments forts sur le festival ! Ce partage permettra au public qui n’a pas eu l’occasion de venir d’en profiter d’une certaine façon.  Partagez un maximum de contenu sur tous les réseaux que vous avez utilisés pour la communication avant votre évènement. Élargissez votre audience au maximum grâce à tous les outils de communication accessibles et utilisables facilement ! Communication après le festival Cette partie de la communication est un élément tout aussi important que les précédents. Elle peut servir de communication pour la prochaine édition de votre festival ou la promotion d’un autre évènement.  Utilisez tous les réseaux que vous avez mis à profit pour l’avant et le pendant de votre festival, toujours avec pour objectif une audience plus étendue.  Cette communication est un moyen de promouvoir votre organisation, vos activités et vos projets futurs. Un moyen de partager… Les festivaliers pourront ainsi commenter vos publications sur les réseaux sociaux, leur permettant de partager leurs avis, leurs expériences. Une façon simple de recueillir les points de vue de chacun, les points négatifs et

Qu’est-ce que Tropevent Cash ?

Connaissez-vous l’outil Tropevent Cash, un outil avantageux pour la gestion de votre évènement, grâce à la technologie cashless ?

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