L’organisation d’un évènement est un point important, puisqu’il va directement influencer la réussite et le succès de celui-ci. Cette organisation peut aussi se révéler complexe et fastidieuse, car beaucoup de critères doivent être pris en compte. Il ne faut négliger aucune partie de votre organisation, et bien prendre en compte que le travail de préparation doit s’étendre du début à la fin de votre organisation. Pour ce faire, nous vous proposons 5 étapes clés pour organiser un évènement sportif :
QUOI ?
QUAND ?
OÙ ?
QUI ?
COMMENT ?
1- QUOI ? Quel évènement sportif voulez-vous organiser ?
Tout d’abord, répondez à cette question : Quoi ? Quel type d’évènement sportif souhaitez-vous organisez ? En fonction de la nature de votre organisation, cette question vous aidera à définir les critères et les premières bases de votre organisation.
Votre évènement sera-t-il une compétition professionnelle, un tournoi, un évènement amateur ? La réponse à cette question sera extrêmement utile pour la suite, car elle aura déjà cerné une partie de vos besoins, et de vos contraintes. Elle vous permettra d’évaluer les risques, les qualités et le potentiel de votre évènement.
Le « quoi ? » va vous aider à définir et préciser la nature et le type d’évènement que vous souhaitez organisez. Souhaitez-vous inclure la pratique de plusieurs sports ou de plusieurs disciplines ? N’y aura-t-il qu’un seul sport ?
Enfin, ce « quoi ? » vous permettra d’établir l’identité de votre évènement : son nom, les premiers visuels, établissement du logo, etc. Un point très important pour établir la communication par la suite.
2- QUAND organiser votre évènement sportif ?
Le « quand ? » vous permet de poursuivre la création de l’identité de votre évènement. Vous allez pouvoir décider de la durée de votre évènement et de sa possible récurrence. Souhaitez-vous organiser une compétition amateure de vélo qui aura lieu sur une seule journée, ou bien sur un week-end entier ? S’agit-il d’un tournoi de volley-ball qui se déroulera en plusieurs manches ? Pour les cas similaires, et peu importe le sport ou les disciplines concernés, il vous faut établir la période sur laquelle s’étendra votre évènement : une journée par mois sur trois mois, un week-end tous les quinze jours, etc.
De plus, une réflexion sur la saison à laquelle vous choisissez d’organiser votre évènement est importante. Les tendances météos propres à chaque saison sont un facteur influant sur le succès et la fréquentation de votre évènement. Un évènement de beach-volley à la mi-janvier aura sûrement moins de participants qu’en pleine saison estivale.
Ne négligez donc pas cette question qui vous permet de cerner votre projet. De même que le « quoi ? », elle vous aidera à déterminer le potentiel de votre évènement, mais aussi, à avoir un premier aperçu des risques et des contraintes. De cette façon, il vous sera plus aisé de comprendre ces risques et de réfléchir à des solutions.
3- OÙ organiser votre évènement sportif ?
Cette troisième question peut généralement se poser en même temps que le « quand ? ». Déterminer le lieu où se déroulera votre évènement vous orientera vers une partie administrative importante. En effet, le choix d’un lieu est aisé, encore faut-il que cela soit réalisable. Il vous faudra anticiper les démarches administratives pour les demandes d’autorisations dans les préfectures, les mairies par exemple. Vous avez pour projet d’organiser une course de vélo, un triathlon, un marathon ? Établissez les parcours et prenez contact avec les autorités référentes pour organiser l’aménagement des routes si besoin (déviations, etc.). L’importance du « quand ? » transparaît alors ici puisqu’il vous faudra une date ferme pour initier les démarches et les autorisations.
Enfin, anticipez l’éventualité de prévoir des aménagements, sur le ou les lieux de votre évènement. Ces aménagements peuvent être inhérents à votre évènement, mais peuvent aussi être à prévoir en fonction du lieu que vous avez choisi, des infrastructures présentes et/ou disponibles à la date arrêtée. De même, déterminer le lieu de votre évènement vous permettra d’anticiper les mesures de sécurité à mettre en place : présence de la police ou de la gendarmerie, s’il vous faut faire appel à des agents de sécurité, les moyens de baliser votre/vos parcours, le nombre d’encadrants à prévoir, etc.
Ces trois premières questions vous ont permis de définir l’identité de votre évènement, son lieu et sa période de déroulement. À présent, il vous faut définir les personnes à qui cet évènement s’adresse et quels sont vos moyens pour mettre en place et organiser votre évènement.
4- À QUI s’adresse votre évènement sportif ?
À présent, concentrez-vous sur la destination de votre évènement. À qui le destinez-vous ?
S’agit-il d’un évènement interne à votre organisation, uniquement destiné aux adhérents et à leur famille, par exemple ? Ou bien votre évènement sera-t-il ouvert au public ?
Cette question vous permet d’intégrer à votre raisonnement le statut des personnes qui pourront participer à votre évènement. La réponse peut alors être déterminée grâce aux « Quoi ? », « Quand ? » et « Où ? », permettant de bien cerner vos objectifs. Votre évènement est-il ouvert à la fois à des participants et leur public, ou bien uniquement à des participants, par exemple ?
Le « Qui ? » vous permettra de déterminer la tranche d’âge de vos participants. L’évènement est-il ouvert à toutes les tranches d’âges, avec des aménagements ? Ou alors sera-t-il uniquement prévu pour les adultes (+ 18 ans), ou au contraire, uniquement ouvert aux enfants, dont la limite d’âge est à définir ? Ces questions vous amènent alors à faire le lien avec le « Quand ? ». Si votre évènement est ouvert à tous les âges, proposerez-vous des dates distinctes en fonction de ces âges ?
Enfin, un autre critère important est à prendre en compte : l’accès de votre évènement sera-t-il soumis à certaines conditions particulières ? Il vous faudra peut-être instaurer des réglementations en fonction du niveau des participants et de leur statut sportif : amateur, pro, licencié, débutant, intermédiaire, confirmé… Si vous organisez un évènement de danse orientale (stage, concours), vous n’allez pas mettre sur un même plan une championne nationale et une femme pratiquant la danse sur son temps libre. D’où l’importance de bien définir le statut des participants que vous souhaitez voir à votre évènement.
5- COMMENT organiser votre évènement sportif ?
Une fois que vous avez répondu à ces 4 questions, il ne vous reste qu’à utiliser une partie de vos réponses pour définir le « Comment ? ». Comment allez-vous organiser votre évènement ? Plusieurs critères sont à prendre en compte.
A- Vos ressources matérielles.
De quoi allez-vous avoir besoin lors de votre évènement ? Disposez-vous déjà du matériel nécessaire ou devez-vous l’acheter ou le louer. Pensez à établir une liste de tout ce dont vous aurez besoin pour votre évènement. N’oubliez pas tout le matériel qui sera nécessaire, mais aussi celui auquel on ne pense pas forcément au premier abord. Par exemple, pour une course de vélo, il est évident qu’il vous faudra des dossards pour identifier les participants. Mais il faudra également prévoir la restauration des participants et/ou du public, adaptée aux potentiels régimes alimentaires de chacun (sans porc, végétarien, ou autre).
De même qu’il vous faudra envisager chaque étape de votre évènement, sans négliger « l’après » : une réunion bilan avec votre équipe pour débriefer ? Quel matériel sera indispensable à cette réunion ? Prenez le temps d’établir vos besoins, par étape, par catégorie. N’oubliez pas que le travail d’équipe est votre meilleur allié !
B- Vos ressources humaines.
Vous êtes peut-être l’instigateur.rice du projet, mais vous ne pourrez le réaliser seul.e. Il vous faudra une équipe à vos côtés pour que vous puissiez bénéficier des compétences et expériences de chacun.e.s durant la phase de préparation de votre projet, mais aussi dans sa phase d’exécution.
De qui se compose votre équipe pour la phase préparatoire ? Avez-vous besoin d’intégrer d’autres personnes, aux compétences et aux expériences particulières pour mener à bien ce projet ?
De même, lors de l’évènement, allez-vous avoir besoin de plus de monde ? Envisagez-vous d’embaucher des bénévoles, d’employer des salariés ? Combien de personnes seront nécessaires pour le bon déroulement de votre évènement ?
Pour finir, n’oubliez pas l’importante phase d’attribution et de répartition des tâches. Qui fait quoi ? Cette partie organisationnelle est très importante, afin que chacun puisse se concentrer sur sa tâche, pour optimiser l’efficacité de chacun.
C- Vos ressources financières.
La définition de votre budget est primordiale pour l’organisation de votre évènement. En prenant en compte toutes les informations concernant votre évènement, établissez un montant et comparez-le au budget dont vous disposez. Il est important de calculer les dépenses liées à votre évènement, sans négliger les dépenses annexes liées à la préparation de votre évènement ou à son bilan final, son « après ». Prenez en compte les dépenses liées aux achats, aux locations, aux possibles salaires, défraiements.
Assurez-vous de prendre en compte les rentrées d’argent directes ou indirectes, liées à la participation de sponsors, d’aides ou de subventions.
Vous pouvez également établir des prévisions sur les bénéfices après l’évènement, fixer un pourcentage à atteindre, connaître le seuil de rentabilité de votre projet. Pour cela, basez-vous sur les chiffres des précédentes années, si vous avez déjà organisé ce type d’évènement.
D- La communication.
Après avoir défini vos ressources, travaillez sur la communication de votre évènement. Ce domaine est très important, pour le succès de votre évènement, ainsi que celui de votre organisation. Il vous faut promouvoir votre évènement afin d’avoir suffisamment de participants. De plus, il faut prendre en compte la communication au cœur de votre évènement, ainsi qu’après (publication des résultats, bilan, photos, vidéos etc.)
Pour cela, travaillez vos visuels (affiches, logos) et en parallèle, postez, programmez vos annonces sur les réseaux sociaux.
N’oubliez pas de vous assurer de l’accord de vos participants avant du contenu visuel sur les réseaux sociaux.
Si la communication n’est pas votre point fort, confiez cette tâche à une personne qui saura la mettre en valeur. Une communication réussie, c’est un succès garanti pour votre évènement !
E- Tickets et inscriptions.
La mise en place de votre campagne de communication va de paire avec la vente des billets/tickets.
Établissez la date du début des inscriptions : pas trop tôt avant l’évènement, ni trop tard, pour laisser aux potentiels participants le temps de s’inscrire.
Définissez également votre mode de vente : sur place, à l’avance, sur réservation, préventes, le jour même de l’évènement etc. De même, établissez le mode de paiement : carte bleue, espèces, chèque etc.
Allez-vous choisir de mettre en place une billetterie en ligne sur une plateforme spécifique qui gérera les inscriptions en suivant vos critères et préférences ?
F- Établissement des tarifs.
Avec votre équipe, après l’établissement de votre budget et vos objectifs de bénéfices, définissez les tarifs pour votre évènement. Pas uniquement pour les billets, mais également pour les locations éventuelles de matériel pour les participants, les adhésions au besoin. Si vous mettez en place un service de restauration, une buvette etc., établissez vos tarifs de vente par rapport au coût d’achat ainsi que de la marge que vous souhaitez réaliser sur vos produits. Cela est valable sur tout produit destiné à la vente.
Attention néanmoins, certains produits tels que l’alcool requièrent des autorisations spéciales ou des licences. Il vous faut donc inclure cela dans vos choix, et veiller à ne pas vous retrouver en infraction.
Le mot de la fin.
Sachez aussi que l’ordre dans lequel sont présentées ces questions n’est pas fixe, et qu’il vous est possible de les traiter dans un ordre différent. Nous vous conseillons cependant de conserver le « Quoi ? » à la première place, puisqu’il vous permet de définir le cœur, l’essence même de votre projet.
L’utilisation de ces 5 questions, vous aidera dans l’organisation de votre évènement, qu’il s’agisse du premier ou non pour vous.
L’équipe Tropevent vous invite également à parcourir les différents articles du Blog Tropevent, afin que vous puissiez prendre connaissance des différents outils et solutions que nous avons développés pour optimiser et simplifier votre organisation et garantir le bon déroulement de votre évènement.
Pour toute question, n’hésitez pas à nous contacter, nous vous répondrons avec grand plaisir.
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