Votre évènement, pour voir le jour, peut avoir besoin d’un soutien extérieur. Nombreux sont les évènements ou projets qui profitent de partenaires ou de sponsors à chaque édition. En effet, la mise en place de tels projets peut s’avérer rapidement coûteuse et c’est pourquoi le sponsoring, ou partenariat, va être utile à votre organisation.

D’abord, quelques définitions :

PARTENARIAT : « Association d’entreprises, d’institutions en vue de mener une action commune. »

SPONSOR : « Personne ou entreprise qui finance une entreprise, une initiative sportive ou culturelle à des fins publicitaires. »

Si ces deux termes sont souvent utilisés pour qualifier le même type de soutien ou d’action, leur définition apporte quelques différences. Cependant, le bénéfice pour votre évènement sera le même.
Le sponsoring permet à une entreprise ou une personne de vous apporter un soutien, et en contrepartie, vous, de lui apporter une visibilité à travers votre évènement.

Quel est le rôle d’un partenaire / sponsor pour votre évènement ?

Leur rôle au cœur de l’organisation de votre évènement est très simple : le soutien.
Le sponsor vous apporte un soutien financier ou sous forme de prêt ou de dons (matériel, par exemple), permettant de mener à bien votre projet d’évènement.
Ce soutien peut être réalisé de façon exceptionnelle, à une occasion particulière, ou de manière constante ou régulière.
Par exemple, vous êtes gérant d’une association sportive et avez pour projet l’organisation d’un évènement sportif dans une ville particulière. Il est possible que ladite ville décide de vous sponsoriser uniquement pour cet évènement. Mais lors de ce même évènement, il est possible que vous puissiez compter sur le soutien d’autres partenaires ou sponsors qui vous suivent, peu importe l’endroit et/ou la nature de votre évènement. Certains dons seront alors ponctuels, et d’autres, réguliers. De même, il est possible que vous retrouviez les mêmes sponsors pour chaque édition de votre évènement, même si celui-ci a lieu une fois par an.
De votre côté, votre rôle est simple. Puisque le sponsoring induit une contrepartie pour l’organisme ou la personne qui génère le don, vous êtes alors tenu de respecter cet engagement. Dans la grande majorité des cas, la contrepartie est très simple. Le partenaire vous fait un don, vous lui faites de la publicité. Il s’agit de mettre en avant l’image de votre sponsor/partenaire, afin que celui-ci bénéficie d’une meilleure visibilité par le biais de votre organisation et/ou évènement. Un « donnant-donnant » pouvant paraître déséquilibré mais qui est en réalité tout à fait bénéfique aux deux partis.

Comment trouver de bons sponsors ou partenaires ?

Afin de profiter du soutien et des dons de sponsors, il vous faut mettre en place une campagne de communication, en amont de votre évènement.
Tout comme la préparation de votre évènement, cette étape est très importante et à ne pas négliger, faute de quoi, votre projet ne saurait aboutir, par manque de moyens financiers ou matériels.

Quelques conseils pour réaliser une campagne de communication et bien préparer ses demandes de partenariat et/ou de sponsoring.

1 – La préparation

• D’abord, il vous faut déterminer de manière claire et précise la nature de votre projet : quel type de projet, quand va-t-il être réalisé, combien va-t-il coûter, comment souhaitez-vous parvenir à le financer, etc. N’hésitez pas à vous renseigner sur la possibilité, ou non, pour votre organisation/projet, de bénéficier d’aides financières (fédération, région, etc.)

• Naturellement, à la suite de cela, il vous fait établir votre budget. Ici également, la rigueur est de mise. Établissez correctement un budget que vous répartirez ensuite entre les différents besoins et les différentes tâches de votre projet. N’hésitez pas à préciser la nature de vos besoins (financiers ou matériels par exemple).

2 – Le support

• Puis, travaillez sur un support de présentation. Ce support vous permettra d’entrer en communication avec les potentiels partenaires et sponsors, et de faciliter le contact entre vous. Ce support a pour but de présenter votre projet et de fournir rapidement et clairement toutes les informations dont le potentiel sponsor ou partenaire aura besoin pour évaluer son engagement. Vous pouvez opter pour un support physique ou dématérialisé. Cependant, le support physique possède le défaut de ne pouvoir être modifiable avec la même facilité que le support numérique qui peut être actualisé sans que cela ne coûte une réimpression. Enfin, faites en sorte que votre support ressemble à votre projet, ait des points communs graphiques avec votre organisations (logo, typo, etc.)

3 – La prospection

• Dans le même temps, commencez à prospecter. Identifiez les potentiels partenaires qui accepteraient de participer à votre projet, évaluer au mieux dans un premier temps vos chances de travailler ensemble. Puis, planifiez vos tâches, pour n’en manquer aucune et hiérarchiser correctement vos priorités. Assurez-vous de bien connaître vos potentiels partenaires ou sponsors, afin de leur faire une proposition personnalisée, et en accord avec leurs valeurs et principes, mais aussi par rapport à ce qu’ils représentent (entreprise, particuliers, etc.)

4 – Le contrat

• Enfin, n’oubliez pas d’établir un contrat de sponsoring ou de partenariat. Garder une trace écrite de votre engagement mutuel est très important pour vos deux partis. Il est nécessaire pour votre organisation et son image de respecter les engagements pris vis-à-vis de votre partenaire ou votre sponsor. Si vous souhaitez voir ce sponsor lors des prochaines éditions de votre évènement, assurez-vous de ne pas l’oublier et de l’inclure dans vos communications diverses, de lui montrer que vous lui accorder de l’importance. Entretenez un lien avec lui. Votre rôle ne se limite pas à chercher, trouver et profiter des dons de votre sponsor, mais de vous assurer qu’il sera à vos côtés au cours d’autres évènements ou éditions d’un même évènement.

Pourquoi devenir sponsor ou partenaire peut-il être valorisant ?

Le rôle du sponsor ou partenaire n’est pas uniquement l’affaire de l’organisation qui va bénéficier de ses dons. Car être sponsor est également une action extrêmement valorisante pour quiconque décide d’accorder sa générosité à une organisation ou un évènement.
D’abord, la personne ou société décidant de sponsoriser une organisation bénéficie, d’un point de vue administratif, d’avantages fiscaux, tels qu’une réduction d’impôt à la suite de l’engagement de sponsoring.
Mais cela permet aussi de faire passer un message, à travers la visibilité dont vous pourrez bénéficier en tant que sponsor : votre générosité et l’attention que vous portez au monde de l’évènementiel, sportif ou associatif. Ce message humain est extrêmement important pour votre image et celle que vous renvoyez en tant que particulier ou entreprise. Le sponsoring vous permet de donner une chance à des évènements, des associations ou des collectifs sportifs et même des sportifs seuls, et cela participe à la notoriété de votre personne ou entreprise.
Pour terminer, il est évident que la visibilité dont vous aller profiter durant votre charge de sponsoring permettra à votre entreprise de se faire connaître, et profitera largement à votre popularité.

Alors, n’hésitez plus, et sponsorisez !