Parmi les tâches primordiales à accomplir lors de l’organisation de votre évènement, la communication est des plus importante.
En effet, la gestion de cette tâche peut être déterminante pour le succès de votre projet. Comment mettre en place une communication efficace et valorisante, autant pour votre évènement que pour votre organisation ?
Voici donc quelques conseils pour bien communiquer sur son évènement.
Création et identité de votre évènement
Le travail sur l’identité
Comme nous l’avons évoqué dans nos articles Organiser un évènement sportif en 5 étapes et Organiser un festival en 5 points clés, il vous faut déterminer l’identité de votre évènement. Quel évènement allez-vous organiser ? Cette identité vous permettra de pouvoir identifier correctement votre public cible.
Ainsi, vous aurez un premier aperçu sur la façon dont il vous faudra mener votre campagne de communication.
De plus, vous pourrez débuter la création des visuels. Ces visuels sont importants, puisqu’ils sont là pour envoyer à votre public cible l’image la plus positive possible. Ils doivent convaincre, ils sont la vitrine de votre projet. Vous pourrez alors choisir les supports de diffusion de ces visuels, physiques ou numériques.
Quelques conseils pour un visuel réussi
- Choisir une image illustrant parfaitement votre évènement. Vous pouvez utiliser des images libres de droit, des photos prises au cours de la précédente édition, ou faire appel à un professionnel qui saura répondre à votre demande.
- Organisez logiquement votre visuel. Pas question ici de placer les informations nécessaires au hasard. Inspirez-vous de vos précédents visuels ou d’autres que vous aviez appréciés. Chaque information à placer doit répondre à une certaine logique : le titre, par exemple, ne peut pas se retrouver en bas dans une police illisible ou minuscule. Hiérarchisez logiquement vos informations.
- Fournir toutes les informations nécessaires. En effet, en plus de les organiser correctement, les informations indispensables doivent être présentes sur votre visuel :
– le titre de votre évènement ;
– le logo de votre organisation ;
– le lieu, les horaires et dates ;
– le programme ;
– le cas échéant, les intervenants et/ou animations ;
– les contacts pour cet évènement (numéro de téléphone, adresse email, site internet, réseaux sociaux, etc.) ;
– les logos de vos sponsors, des sociétés qui jouent un rôle majeur, et dont la présence sur votre visuel vous semble pertinente ;
– le moyen de réservation/d’inscription : cela peut être le logo d’un outil de billetterie que vous avez choisi d’utiliser (l’outil Tropevent Billetterie, par exemple, qui offre de gros avantages aux organisateurs), mais également la présence d’un QR Code menant directement au site de ladite billetterie. - Simple et efficace. Ne surchargez pas votre visuel avec une police trop complexe, peu lisible, trop d’illustrations, trop de couleurs.
- Le principal but de votre visuel est de fournir aux futurs participants le maximum d’informations et de leur donner envie de s’inscrire/participer à votre évènement, tout en évitant de les « étouffer » dans un tourbillon de couleurs, de photos et de textes. Le message risquerait de ne pas être correctement délivré, et le public cible, de se désintéresser.
Créer votre billetterie
Pour finir, la partie création comprend également la mise en place de votre billetterie. En utilisant une solution telle que Tropevent Billetterie, vous faites un premier pas dans la communication de votre évènement, puisque celui-ci sera intégré au moteur de recherche Tropevent. Notre solution vous permet alors, de créer une page pour votre évènement sur le moteur de recherche, et d’y intégrer une billetterie entièrement personnalisable. De cette façon, vous avez la possibilité d’y poster vos visuels, ainsi que toutes les informations à connaître pour participer.
Paramétrez les prix de vos billets, vos formulaires et vos réservations, de même que les dates d’ouverture et de fermeture des inscriptions/réservations.
Intégrez ensuite facilement votre billetterie à vos réseaux sociaux, mais également à vos visuels, comme exprimé précédemment.
Miser sur les bons outils et canaux de communication
Choisissez des outils et canaux de communication qui permettront, à la fois de profiter d’un large spectre de diffusion, mais aussi de toucher facilement votre public cible.
Ces deux critères, une fois réunis, garantissent à votre évènement une visibilité optimale.
Définir le public cible
La première étape va être de définir votre public cible. Cette question aura sûrement déjà été abordée lors de l’établissement de l’identité de votre festival. Il vous faudra alors, au besoin, y revenir. Grâce à cela, vous orienterez correctement votre campagne de communication, les supports et les canaux qu’il vous sera judicieux d’utiliser.
Trouver les supports et canaux idéals
Par quels canaux votre visibilité sera optimale ? Il existe de nombreux moyens de communication à exploiter. Dans un premier temps, n’hésitez pas à créer une page ou un site web uniquement dédié à votre évènement. Vous pourrez alors diffuser toutes les informations nécessaires sans interférer avec d’autres.
Ensuite, déterminez les canaux qui correspondent à votre public cible. Utilisez une large palette de réseaux sociaux, par exemple, afin de toucher le maximum de personnes. Vous pouvez également faire passer votre communication via vos sponsors et/ou vos partenaires. Même à l’ère du numérique, une diffusion « en physique » reste toujours efficace si besoin.
L’outil de newsletter peut également vous servir, afin d’avertir les personnes qui vous suivent de près : travaillez, tout comme pour vos visuels, sur une newsletter efficace, sans la surcharger. Elle doit attirer l’attention, tout en conservant une certaine sobriété.
Anticiper, prévoir, planifier
Enfin, il ne vous reste plus qu’à planifier correctement votre campagne de communication. Établissez un planning de publication pour vos communications sur les réseaux sociaux, l’annonce de votre évènement, l’ouverture des inscriptions/réservations, l’arrivée du programme, etc. L’objectif est que votre public cible de vous oublie pas. Il vous faut trouver le bon équilibre entre une communication trop chargée, trop présente, et une communication trop absente, que l’on pourrait vite oublier.
Programmez vos publications, en n’oubliant pas prendre en compte les publications avant votre évènement, mais aussi les publications après votre évènement. De même, vous pouvez prévoir une newsletter de remerciements pour vos participants, communiquer sur votre page ou votre site les infos importantes, mais aussi photos et vidéos de votre évènement et des moments forts. La communication d’après évènement peut aussi être utilisée afin de promouvoir la tenue d’une prochaine édition, ou bien d’un autre évènement de votre organisation.
